Gouvernance des données personnelles
Définition des responsabilités internes, des rôles et des procédures nécessaires pour piloter durablement la conformité RGPD.
Protection des données & conformité RGPD
Mise en conformité RGPD : audit, registre et DPO externalisé
Complianz System accompagne les entreprises, associations et organismes publics dans leur mise en conformité RGPD. Notre intervention peut comprendre un audit RGPD complet, la création ou la mise à jour du registre des traitements, la rédaction de la documentation obligatoire et la mise à disposition d’un DPO externalisé. Chaque accompagnement est adapté à votre organisation, à vos traitements de données et à votre niveau de maturité.
Diagnostic RGPD initial
DPO externalisé disponible
Documentation personnalisée
Accompagnement en cas de contrôle CNIL
Une mise en conformité RGPD structurée
En sortie de mise en conformité
Identifiez vos risques, mettez vos traitements en conformité et disposez d’une documentation exploitable en cas de contrôle de la CNIL.
2–4
mois
100%
conforme CNIL
0
risque ignoré
Un DPO externalisé peut être mobilisé sous 48 heures pour piloter votre conformité RGPD.
Nos services de mise en conformité RGPD
De l’audit initial au pilotage continu de votre conformité, Complianz System intervient sur l’ensemble des obligations liées à la protection des données personnelles. Nos prestations peuvent être réalisées séparément ou intégrées dans un accompagnement RGPD complet.
Audit RGPD et diagnostic de conformité
Évaluation de vos pratiques, de vos traitements de données personnelles et de votre documentation afin d’identifier les écarts avec le RGPD et les risques prioritaires.
- Cartographie des traitements
- Analyse des écarts réglementaires
- Évaluation des risques
- Plan d’action priorisé
Mise en conformité RGPD
Mise en œuvre des actions nécessaires pour structurer votre conformité et disposer d’une documentation adaptée à votre activité et à votre organisation.
- Politiques et procédures internes
- Mentions d’information
- Gestion des droits des personnes
- Encadrement des sous-traitants
Registre des traitements RGPD
Création, mise à jour et structuration de votre registre des activités de traitement afin de recenser les données utilisées, leurs finalités, leurs destinataires et leurs durées de conservation.
- Recensement des traitements
- Identification des bases légales
- Durées de conservation
- Mesures de sécurité associées
DPO externalisé
Confiez le pilotage de votre conformité à un Délégué à la protection des données externe. Le DPO externalisé conseille votre organisation, suit vos obligations et constitue un interlocuteur identifié auprès de la CNIL.
- Pilotage continu de la conformité
- Conseil auprès de la direction et des équipes
- Suivi des demandes et incidents
- Interface avec la CNIL
Audit RGPD
Audit RGPD : évaluez précisément votre niveau de conformité
L’audit RGPD permet d’analyser la manière dont votre organisation collecte, utilise, conserve, partage et sécurise les données personnelles. Il met en évidence les écarts réglementaires, les risques associés à vos traitements et les actions à engager en priorité pour améliorer durablement votre conformité.
01
Cadrage de l’audit RGPD
Définition du périmètre, identification des activités concernées, collecte des documents existants et entretiens avec les personnes responsables des traitements de données.
02
Analyse des traitements et des pratiques
Étude des données collectées, des finalités, des bases légales, des durées de conservation, des destinataires, des sous-traitants et des mesures de sécurité appliquées.
03
Identification des écarts de conformité
Comparaison de vos pratiques avec les exigences du RGPD afin d’identifier les documents manquants, les traitements à risque et les obligations insuffisamment maîtrisées.
04
Restitution et plan d’action RGPD
Présentation des constats et remise d’un plan d’action hiérarchisé selon le niveau de risque, l’urgence réglementaire et les moyens nécessaires à la mise en conformité.
Ce que comprend notre audit de conformité RGPD
Cartographie des traitements de données personnelles
Analyse du registre des traitements existant
Vérification des bases légales et du recueil du consentement
Contrôle des mentions d’information et politiques de confidentialité
Analyse de la gestion des droits des personnes
Vérification des contrats avec les sous-traitants
Analyse des durées de conservation
Évaluation des mesures de sécurité organisationnelles
Identification des besoins d’analyse d’impact AIPD
Vérification de la procédure de gestion des violations de données
Rapport d’audit RGPD
Plan d’action priorisé
Un audit adapté à votre organisation
Le périmètre de l’audit est ajusté à votre secteur d’activité, à la taille de votre structure, au volume de données traité et à la sensibilité des informations utilisées. L’objectif n’est pas de produire une analyse théorique, mais de construire un plan d’action réaliste et directement exploitable.
Mise en conformité
Mise en conformité RGPD : passez de l’audit à l’action
La mise en conformité RGPD consiste à corriger les écarts identifiés, structurer la gestion des données personnelles et intégrer les obligations réglementaires dans le fonctionnement quotidien de votre organisation. Complianz System vous accompagne dans la mise en œuvre concrète des actions prioritaires, sans appliquer un modèle documentaire générique déconnecté de votre activité.
Documentation RGPD
Création ou actualisation des politiques, procédures, mentions d’information et documents de preuve adaptés aux traitements réalisés.
Droits des personnes
Mise en place d’un processus permettant de recevoir, vérifier, traiter et documenter les demandes d’accès, de rectification, d’opposition ou d’effacement.
Sous-traitants et partenaires
Vérification des engagements contractuels, des responsabilités et des garanties apportées par les prestataires qui traitent des données pour votre compte.
Sécurité et violations de données
Formalisation des mesures organisationnelles et des procédures à suivre en cas de perte, d’accès non autorisé ou de divulgation de données personnelles.
Sensibilisation des équipes
Transmission des bonnes pratiques aux collaborateurs afin que les règles définies soient comprises et effectivement appliquées au quotidien.
Les actions pouvant être intégrées à votre mise en conformité
Création ou mise à jour du registre des traitements
Identification et justification des bases légales
Révision des mentions d’information
Mise à jour de la politique de confidentialité
Encadrement du recueil et du retrait du consentement
Définition des durées de conservation
Création d’une procédure de gestion des droits
Vérification des contrats de sous-traitance
Encadrement des transferts de données
Création d’une procédure de gestion des violations
Réalisation ou accompagnement des analyses d’impact AIPD
Constitution des éléments de preuve de conformité
Sensibilisation des équipes concernées
Mise en place d’un suivi régulier des actions
Une conformité intégrée à vos processus
La conformité RGPD ne doit pas rester limitée à quelques documents. Les mesures définies sont intégrées à vos processus métier, à vos outils et aux responsabilités de vos équipes afin qu’elles puissent être appliquées, suivies et actualisées dans le temps.
Registre des traitements
Registre des traitements RGPD : cartographiez précisément vos données
Le registre des traitements permet de recenser les opérations réalisées sur les données personnelles au sein de votre organisation. Il constitue un outil central de pilotage de la conformité RGPD : il permet d’identifier les données utilisées, les finalités poursuivies, les personnes concernées, les destinataires, les durées de conservation et les mesures de sécurité appliquées.
01
Recensement des activités et des traitements
Identification des services, outils, fichiers et processus impliquant la collecte ou l’utilisation de données personnelles : ressources humaines, clients, prospects, fournisseurs, utilisateurs ou partenaires.
02
Collecte des informations obligatoires
Documentation des finalités, catégories de données, personnes concernées, destinataires, bases légales, durées de conservation, transferts éventuels et mesures de sécurité.
03
Analyse des risques et des écarts
Repérage des informations manquantes, des traitements insuffisamment encadrés, des durées de conservation injustifiées et des traitements pouvant nécessiter une analyse d’impact AIPD.
04
Structuration et validation du registre
Organisation du registre dans un format exploitable, validation avec les responsables concernés et définition des modalités nécessaires à sa mise à jour régulière.
Que contient une fiche de registre des traitements ?
Nom et description du traitement
Responsable du traitement
Objectifs et finalités poursuivis
Catégories de personnes concernées
Catégories de données personnelles collectées
Données sensibles éventuellement traitées
Base légale du traitement
Destinataires internes et externes
Sous-traitants impliqués
Transferts de données hors de l’Union européenne
Durées de conservation
Mesures de sécurité techniques et organisationnelles
Nécessité éventuelle d’une analyse d’impact AIPD
Un registre réellement exploitable, pas un simple modèle générique
Complianz System construit le registre à partir de vos activités, de vos outils et de vos pratiques réelles. Les fiches de traitement sont structurées pour faciliter leur compréhension, leur actualisation et leur utilisation lors d’un audit interne, d’une demande d’un partenaire ou d’un contrôle de la CNIL.
Mise à jour du registre des traitements
Le registre doit évoluer lorsque de nouveaux outils, prestataires, traitements ou usages de données sont mis en place. Nous pouvons vous accompagner dans la révision d’un registre existant, la correction des informations incomplètes et l’organisation de son suivi dans le temps.
DPO externalisé
DPO externalisé : pilotez durablement votre conformité RGPD
Le DPO externalisé, ou délégué à la protection des données externe, accompagne votre organisation dans le pilotage quotidien de sa conformité RGPD. Il conseille la direction et les équipes, contrôle le respect des obligations, suit les actions engagées et constitue un interlocuteur identifié pour les personnes concernées et la CNIL. Cette solution permet de disposer d’une expertise dédiée sans recruter un DPO en interne.
Conseil auprès de la direction
Accompagnement dans les décisions impliquant des données personnelles et identification des obligations applicables à l’organisation.
Suivi du plan de conformité
Pilotage des actions correctives, suivi des priorités et actualisation régulière de la documentation RGPD.
Contrôle des traitements
Vérification des nouveaux traitements, outils, prestataires et projets afin d’intégrer la protection des données dès leur conception.
Gestion des demandes et incidents
Accompagnement dans le traitement des droits des personnes et dans la gestion des violations de données personnelles.
Sensibilisation des équipes
Information et accompagnement des collaborateurs concernés afin de renforcer l’application des bonnes pratiques au quotidien.
Relation avec la CNIL
Intervention en qualité de point de contact avec l’autorité de contrôle et accompagnement de l’organisation en cas de demande ou de contrôle.
Ce que comprend notre accompagnement de DPO externalisé
État des lieux initial de la conformité
Définition des priorités et du programme de travail
Suivi du registre des traitements
Conseil sur les bases légales et les durées de conservation
Vérification des mentions d’information
Accompagnement des analyses d’impact AIPD
Analyse des contrats de sous-traitance
Suivi des demandes d’exercice de droits
Accompagnement en cas de violation de données
Conseil sur les nouveaux outils et projets
Sensibilisation des collaborateurs
Veille réglementaire liée à la protection des données
Suivi des actions et recommandations
Échanges avec la CNIL lorsque cela est nécessaire
DPO externalisé ou accompagnement RGPD ponctuel ?
Accompagnement RGPD ponctuel
- Besoin précis ou limité dans le temps
- Audit, documentation ou action corrective ciblée
- Intervention avec un périmètre défini
- Adapté à un projet ou à une étape de mise en conformité
DPO externalisé
- Pilotage régulier de la conformité
- Suivi des évolutions de l’organisation
- Conseil continu auprès de la direction et des équipes
- Point de contact identifié pour les personnes et la CNIL
Le choix dépend de votre organisation, de la nature des données traitées, de votre niveau de maturité et de la nécessité éventuelle de désigner officiellement un DPO.
Un DPO externe intégré à votre organisation
Le DPO externalisé travaille avec vos interlocuteurs internes et adapte son intervention à votre fonctionnement. Il apporte un regard indépendant, documente ses recommandations et vous aide à faire vivre la conformité dans la durée, sans se substituer aux responsabilités du responsable de traitement.
Tarifs & devis RGPD
Quel est le tarif d’un audit RGPD ou d’un DPO externalisé ?
Le tarif d’une prestation RGPD dépend du périmètre de l’intervention, de la taille de l’organisation, du nombre de traitements de données, de la documentation existante et du niveau d’accompagnement attendu. Un audit ponctuel, une mise en conformité complète et une mission de DPO externalisé ne répondent pas aux mêmes besoins et font donc l’objet d’une estimation adaptée.
Tarif d’un audit RGPD
Le coût de l’audit dépend notamment du nombre de services concernés, des traitements à analyser, des outils utilisés et du niveau de détail attendu dans la restitution.
Voir l’audit RGPD →Éléments influençant le tarif
- Périmètre organisationnel
- Nombre de traitements
- Quantité de documents à analyser
- Entretiens à réaliser
- Sensibilité des données
- Livrables attendus
Tarif d’une mise en conformité RGPD
Le budget dépend des écarts à corriger et des actions à mettre en œuvre : registre des traitements, procédures internes, mentions d’information, contrats, analyses d’impact ou sensibilisation des équipes.
Voir la mise en conformité →Éléments influençant le tarif
- Niveau de conformité initial
- Documentation à créer
- Nombre d’actions correctives
- Complexité des traitements
- Accompagnement des équipes
- Durée de la mission
Tarif d’un DPO externalisé
Le tarif d’un DPO externalisé dépend de la fréquence d’intervention, du volume de sollicitations, du nombre d’entités accompagnées et du niveau de suivi nécessaire. La mission peut être organisée sous la forme d’un accompagnement régulier adapté à l’activité de l’organisation.
Voir le DPO externalisé →Éléments influençant le tarif
- Temps d’intervention prévu
- Fréquence du suivi
- Nombre d’établissements ou d’entités
- Volume de traitements
- Niveau d’exposition aux risques
- Besoins de conseil et de sensibilisation
Une proposition adaptée à votre périmètre réel
Avant toute proposition, Complianz System échange avec votre organisation afin d’identifier les traitements concernés, les documents déjà disponibles, les risques prioritaires et les résultats attendus. Cette première analyse permet de définir un périmètre d’intervention clair et d’éviter une prestation surdimensionnée ou inadaptée.
Organisations concernées
À qui s’adresse notre accompagnement RGPD ?
Le RGPD s’applique à toute organisation qui collecte ou utilise des données personnelles dans le cadre de son activité. Le périmètre de mise en conformité varie néanmoins selon la nature des traitements, les catégories de personnes concernées, les outils utilisés et la sensibilité des données traitées.
Entreprises et PME
Structuration de la conformité liée aux données des clients, prospects, salariés, candidats, fournisseurs et utilisateurs des outils numériques.
Start-up et éditeurs de logiciels
Intégration de la protection des données dès la conception d’une plateforme, d’un logiciel, d’une application, d’un service SaaS ou d’un projet intégrant de l’intelligence artificielle.
Associations
Encadrement des données relatives aux adhérents, bénévoles, donateurs, bénéficiaires, salariés et partenaires de l’association.
Organismes de formation
Mise en conformité des traitements liés aux apprenants, formateurs, financeurs, plateformes pédagogiques, évaluations et documents de suivi.
Établissements de santé et structures médico-sociales
Accompagnement adapté aux traitements de données de santé et aux exigences renforcées liées à leur caractère particulièrement sensible.
Collectivités et organismes publics
Organisation de la gouvernance des données, suivi des traitements réalisés dans le cadre des missions de service public et accompagnement des agents.
Dans quelles situations nous solliciter ?
Lancement d’une entreprise, d’un service ou d’une activité
Développement d’un site, d’une application ou d’un logiciel
Utilisation d’un nouvel outil ou d’un prestataire
Absence ou obsolescence du registre des traitements
Préparation d’un audit client ou d’un contrôle
Demande de conformité formulée par un partenaire
Traitement de données sensibles ou à grande échelle
Mise en place d’un projet d’intelligence artificielle
Réception d’une demande d’exercice de droits
Survenue d’une violation de données personnelles
Besoin de désigner ou d’externaliser la fonction de DPO
Volonté de structurer durablement la gouvernance des données
Un accompagnement proportionné à vos risques
Une TPE, une plateforme numérique, un établissement de santé et une collectivité ne présentent pas les mêmes traitements ni les mêmes risques. Complianz System adapte le périmètre de l’audit, les documents à produire et le niveau de suivi à la réalité de chaque organisation.
Que signifie RGPD ?
RGPD signifie Règlement général sur la protection des données. Ce règlement européen encadre la collecte, l’utilisation, la conservation, la transmission et la sécurisation des données permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.
Qu’est-ce qu’une mise en conformité RGPD ?
La mise en conformité RGPD consiste à identifier les traitements de données personnelles réalisés par une organisation, vérifier leur légalité, documenter les pratiques et mettre en œuvre les mesures nécessaires pour protéger les personnes concernées. Elle peut notamment comprendre le registre des traitements, les mentions d’information, les procédures internes, l’encadrement des sous-traitants et la gestion des droits.
En quoi consiste un audit RGPD ?
Un audit RGPD analyse les traitements de données, les documents, les outils et les pratiques de l’organisation. Il permet d’identifier les écarts avec les exigences réglementaires, d’évaluer les risques et de construire un plan d’action priorisé. Son périmètre dépend de la taille de la structure, de son activité et de la sensibilité des données traitées.
L’audit RGPD est-il obligatoire ?
Le RGPD n’impose pas à toutes les organisations de commander un audit externe. En revanche, chaque responsable de traitement doit être capable de démontrer que ses pratiques respectent les règles applicables. Un audit permet d’évaluer objectivement la situation et de réunir les éléments nécessaires au pilotage de la conformité.
Le registre des traitements est-il obligatoire ?
La tenue d’un registre est obligatoire pour de nombreuses organisations. Certaines structures de moins de 250 salariés bénéficient d’une dérogation limitée, qui ne s’applique notamment pas lorsque les traitements sont réguliers, présentent un risque pour les personnes ou concernent des données sensibles. En pratique, le registre constitue un outil essentiel pour cartographier et piloter les traitements.
Quand faut-il désigner un DPO ?
La désignation d’un délégué à la protection des données est obligatoire dans certaines situations, notamment pour les organismes publics ou lorsque l’activité principale implique un suivi régulier et systématique à grande échelle ou le traitement à grande échelle de données sensibles. Une organisation peut également désigner volontairement un DPO.
Quelle est la différence entre un DPO interne et un DPO externalisé ?
Le DPO interne exerce sa mission au sein de l’organisation, tandis que le DPO externalisé intervient dans le cadre d’une prestation de services. Les deux doivent disposer des compétences nécessaires, agir avec indépendance et éviter les conflits d’intérêts. L’externalisation permet de bénéficier d’une expertise dédiée sans créer un poste interne.
Combien coûte un audit RGPD ?
Le tarif d’un audit RGPD dépend notamment du nombre de traitements, des entités et services concernés, des documents à examiner, des entretiens nécessaires et des livrables attendus. Un cadrage préalable est nécessaire pour établir un devis correspondant au périmètre réel de l’organisation. Consulter les critères qui déterminent le tarif d’un audit RGPD.
Quel est le tarif d’un DPO externalisé ?
Le tarif d’un DPO externalisé varie selon la fréquence d’intervention, le nombre d’entités accompagnées, le volume de traitements, la sensibilité des données et le niveau de sollicitation attendu. La mission peut être dimensionnée selon les besoins réels de l’organisation et son niveau de maturité. Comprendre le tarif d’un DPO externalisé.
Combien de temps faut-il pour se mettre en conformité avec le RGPD ?
La durée dépend de la situation initiale, du nombre de traitements et des actions à réaliser. Certaines corrections peuvent être mises en œuvre rapidement, tandis qu’une démarche complète nécessite généralement plusieurs étapes : audit, priorisation, production documentaire, adaptation des processus et suivi des mesures engagées.
Comment se préparer à un contrôle de la CNIL ?
L’organisation doit pouvoir présenter une documentation cohérente avec ses pratiques réelles : registre des traitements, mentions d’information, contrats de sous-traitance, procédures de gestion des droits et des violations, analyses d’impact lorsque celles-ci sont requises et preuves des mesures de sécurité appliquées.
Le RGPD s’applique-t-il aux projets d’intelligence artificielle ?
Oui, lorsqu’un système d’intelligence artificielle utilise des données personnelles. Le projet doit alors respecter les principes du RGPD, notamment la licéité, la transparence, la minimisation des données, la limitation des durées de conservation et la sécurité. Selon les risques du traitement, une analyse d’impact peut également être nécessaire.
Contact
Parlons de votre mise en conformité RGPD
Audit RGPD, création du registre des traitements, correction des écarts ou accompagnement par un DPO externalisé : présentez-nous votre situation afin que nous puissions identifier le périmètre d’intervention adapté à votre organisation.
Décrivez votre besoin RGPD
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